El ciclo operativo de gestión A&B, divide las operaciones de alimentos y bebidas, en una serie de actividades relacionadas con el suministro de productos a los clientes de un hotel/restaurante.
Los sistemas deben ser diseñados para controlar el flujo de alimentos y bebidas a través de cada una de las siguientes etapas del ciclo:
- Compra.
- Recepción.
- Almacenamiento.
- Distribución.
- Producción.
- Servicio.
El funcionamiento del departamento de A&B, en resumen podría ser el siguiente:
- Definición de política de compras y relaciones con los proveedores.
- Planificación de la recepción de mercancías.
- Organización de los sistemas de almacenaje y rotación de stock.
- Desarrollo de sistemas de distribución para las diferentes unidades de producción.
- Establecimiento de los diferentes sistemas de producción en base al producto.
- Realización del servicio de comidas y bebidas a los clientes según los estándares establecidos.
Responsabilidades del gestor de restaurante / director A&B .
La diferencia entre un gestor de restaurante y un Director de A&B, es básicamente la ubicación del centro de venta de alimentos y bebidas.
Si éste se encuentra en el interior de un hotel, tenemos al Director de A&B que será el encargado de gestionar los resultados de A&B del hotel, ayudado por los jefes de departamento y responsables de cada uno de los centros de venta (Maitre, Chef, Jefes partida, Jefes rango, comercial, eventos,…).
En hoteles pequeños, estas funciones son asumidas por dirección, o en caso de tener un perfil adecuado, por el Head Chef o el Maitre.
Si el punto de venta no está ligado a un hotel, entonces será el gestor, director o propietario del negocio de restauración, quien asuma el rol y sus responsabilidades.
En los grandes centros de restauración colectiva, probablemente cuenten en su organigrama con un director de A&B, pero normalmente en restaurantes o cafeterías de menor tamaño, suele ser el propietario / gestor quien asume este rol.
En negocios menores, el gestor podrá delegar parte de estas funciones a su equipo.
Funciones del responsable de A&B
- Determina los presupuestos de las diferentes unidades de producción y centros de producción de ingresos sometiéndolos posteriormente a la Dirección General para su estudio y aprobación.
- Planifica los objetivos a alcanzar a la vez que verifica si estos se ajustan a los presupuestos establecidos
- Elabora la cuenta de explotación y analiza los resultados obtenidos de sus unidades de producción y centros de ingresos.
- Comprueba la calidad de los productos, sus precios y rentabilidad.
- Realiza análisis, escandallos, fichas técnicas y fija los precios de venta de los productos
- Determina y controla inventarios, stock y relevés de las diferentes unidades de producción y centros de ingresos.
- Supervisa la calidad, presentación y racionamiento de los diferentes productos elaborados en las unidades de producción.
- Supervisa la prestación de los servicios en restaurantes, bares, etc., a la vez que establece las medidas correctoras
- Confecciona la oferta de cartas, menús, jornadas gastronómicas, etc.
- Interviene en la promoción, contratación, planificación y organización de eventos y banquetes.
- Participa en reuniones con la dirección y convoca reuniones con sus colaboradores más directos, así como con todo su personal base.
- Efectúa los cálculos necesarios para imputar costes a cada unidad de producción con arreglo a los presupuestos establecidos.
- Establece los sistemas de control de la facturación, en los diferentes centros de producción de ingresos.
- Determina los efectivos humanos necesarios, turnos de trabajo, así como las vacaciones para los diferentes centros de producción y de ingresos.
- Efectúa valoraciones de sus más directos colaboradores, así como aprueba y promociona el personal correspondiente a estos.
Por qué debemos gestionar
Básicamente, si no gestionamos nuestro negocio, no podremos decir realmente que somos su propietario (desde el punto de vista de responsabilidad de los resultados), si no que seremos meros “espectadores” de las pérdidas o ganancias obtenidas.
Un gestor de A&B, tiene la capacidad de incidir en las variables que conforman la cuenta de explotación del establecimiento, para obtener una máxima rentabilidad.
Una de las definiciones de gestión de A&B, sería administrar escrupulosamente los gastos, con relación a las recetas y/o fichas técnicas, para obtener un equilibrio de 3 tipos:
Financiero: Obtener un resultado que garantice la viabilidad y crecimiento de la empresa, así como la prosperidad de los socios/propietarios o accionistas.
Comercial: Siempre en línea con el plan estratégico de marketing y los objetivos generales de la empresa, debemos mantener una relación calidad – precio – servicio, que nos permita garantizar el mayor nivel de satisfacción de nuestros clientes objetivo.
Humano: Maximización de recursos disponibles, creando un ambiente laboral distendido pero exigente, sin olvidarnos de mantener la motivación del personal y trabajar el “teambuilding”.
Cuáles son las técnicas de gestión que podemos aplicar
Cuando hablamos de gestión se utilizan una serie de técnicas, que nos permiten tener un mayor control de la explotación de nuestro establecimiento de restauración.
- Previsión: Adelantarse a las necesidades, tener todo preparado, no dejar hueco a la improvisación.
El ejemplo más claro del uso de esta técnica, lo tenemos en los servicios de bodas o eventos, que se contratan con mucha antelación, y dónde la previsión, tanto del espacio, como de la oferta o asignación de RRHH, es de vital importancia para el transcurso del evento.
- Control: Materia prima, elaboración, presentación, servicio, facturación y nivel de satisfacción de clientes así como controles aleatorios puntuales, sobre recepción mercancías, almacenamientos y stock, escandallos, fichas técnicas, texturas, sabor y olor.
Las técnicas de control, nos permitirán conocer los errores in situ, en el momento del proceso en que se originen, lo que nos da un margen de mejora aplicable en el momento.
- Dirección: Coordinar las tareas realizadas por los diferentes miembros del equipo, mantener al equipo formado e informado. Del grado de implicación que consigas implementar en tu equipo, dependerán en gran medida, los resultados de los servicios en función de los objetivos presupuestados.
Que la orquesta esté bien dirigida, y que el director conozca cómo debe “sonar” cada instrumento, es de vital importancia, para que un concierto de una orquesta sinfónica sea un éxito.
Pues en el caso de la restauración, pasa exactamente lo mismo. Sin un director que marque un presupuesto con unos objetivos, que defina la oferta del local en base a una estrategia de marketing (alineada con los objetivos de la empresa), y que consiga transmitir al equipo toda esa información, manteniendo al mismo motivado, implicado e informado, nuestro negocio nunca llegará a buen puerto.
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