Un presupuesto, es una estimación numérica y meticulosa, dividida en periodos regulares, de los ingresos previstos a través de venta de bienes / servicios, así como los costes necesarios para generar y ofrecer los mismos.
Un presupuesto debe cumplir con las 5 premisas SMART Específico, Medible, Alcanzable, Realista y acotado en Tiempo.
- Específico: los valores del presupuesto deben de ser específicos para cada uno de los KPI (key performance indicator) presupuestados.
- Medible: todos los parámetros necesarios para conformar el presupuesto deben estar cuantificados, bien sea en valores cuantitativos o porcentuales, para poder analizar y comparar resultados.
- Alcanzable: el presupuesto debe de ser ambicioso, pero ajustándose a la realidad del negocio y su entorno. En este sentido es muy importante que el presupuesto que nos fijemos esté a nuestro alcance.
- Realista: los indicadores en él señalados, deben de ser realistas. Sería utópico por ejemplo presupuestar un gasto de personal sobre ventas de un 5%,
- Acotado en el tiempo: un presupuesto debe tener una fecha de inicio y una de fin que normalmente se hacen coincidir con el inicio y el fin naturales del año. Asimismo, el presupuesto deberá de ir dividido en 12 columnas que representen los 12 meses del año.
Qué tipo de datos debo tener en cuenta
En el presupuesto, recopilaremos todos los ingresos que podamos generar en nuestro punto de restauración, así como todos los gastos y costes necesarios para su producción.
En la parte de ingresos, debemos de tener en cuenta todos los que no sean propios de A&B, como pueden ser alquiler de salones, parking, tienda, etcétera.
En la parte de gastos, a mayores de los principales que serían el coste del producto. el coste de personal y los suministros energéticos, debemos reflejar otros gastos menores como reposiciones materiales, delivery, lavandería, lencería, ornamentación, entretenimiento, audiovisuales, etc… así como gastos financieros, impuestos, seguros y otras tasas de funcionamiento.
Por dónde empiezo mi presupuesto
Lo primero es enumerar la información necesaria para la elaboración de un presupuesto, tanto para la parte de ingresos cómo para la parte de costes.
En este sentido en la parte de ingresos los datos que serán relevantes son:
- Número de plazas / Capacidad máxima / Índice de rotación de mesas
- Porcentaje de ocupación / Número de servicios estimado
- Precio medio de venta / Neto.
Con esta información, estamos en condiciones de elaborar nuestros ingresos teóricos.
Es importante señalar en este punto que, en un negocio de restauración, donde se mezclen varios modelos de negocio, debe tener en cuenta a la hora de hacer su presupuesto, debe recopilar los datos arriba expuestos para cada uno de los tipos de servicio que ofertemos.
El ejemplo más claro es el de un hotel, que abra sus puertas con un buffet de desayunos, un lobby bar, un restaurante a la carta, servicio de room Service y salón para eventos y banquetes.
Los niveles de ocupación de los distintos modelos de negocio serán distintos, así como los precios de venta, sus costes y gastos asociados, y por ende, sus porcentajes de rentabilidad.
En la parte de gastos, analizaremos los datos relevantes para calcular el coste del producto el coste de personal y otros gastos o costes estándar.
Para el cálculo del coste de producto, los datos que necesitamos definir son:
- Coste de producto objetivo por modelo de negocio
- Costes / Escandallos de TODA oferta gastronómica (Comida/Bebida)
- Imputaciones adicionales que afecten al coste de materia prima (mermas, autoconsumos, rappels, invitaciones comerciales, etc…)
Deberemos tener en cuenta los 3 puntos arriba expuestos, para cada tipo de modelo de negocio que tengamos en nuestro establecimiento.
No podemos generalizar y fijar por ejemplo, un coste de materia prima de un 30% tanto para el desayuno como room Service, banquetes y carta, ya que cada uno de estos modelos de restauración, tiene distintas estructuras en sus cuentas de resultados.
Para calcular el coste de personal tendremos en cuenta los siguientes factores:
- Coste de personal objetivo por modelo de negocio
- Número de empleados necesario por servicio (nº empleados/ tareas)
- Coste medio por empleado
- Imputaciones adicionales que afecten al coste laboral (extras, ETT´s, uniformidad revisión médica, etcétera)
Al igual que en los casos anteriores, debemos de tener en cuenta el personal objetivo por tipo de negocio, IA que un camarero de desayunos puede atender a muchos más comensales que un camarero de carta.
Con los datos arriba señalados, y teniendo en cuenta la plantilla mínima que debo de tener, para cubrir los distintos tipos de servicio que produzco, en donde tendremos en cuenta las vacaciones y días libres del personal, estaremos en disposición de imputar nuestros gastos de personal en el presupuesto.
Con estos datos obtendremos nuestro coste teórico, que sería el resultado de aplicar el coste de materia prima y de personal, en función del modelo de restauración que corresponda.
Por último, introduciremos otros gastos que sean necesarios para la producción de nuestros servicios.
Para ello es muy útil calcular el consumo estándar de ciertos gastos por cliente, ya que así podremos fácilmente calcular los mismos, en función de los ingresos que nosotros hayamos previsto.
- calcular consumos estándar consumibles, reposición, lencería, lavandería, decoración, etcétera
Este cálculo, consiste en bajar el coste de estos ítems, en función del nº de clientes. Ejemplo: Un cliente gasta 0.01€ en servilleta de papel, pues calculamos el gasto en servilletas mensual, multiplicando el nº de clientes previsto, por 1 céntimo de euro.
Otros gastos, que tengan importes concretos, los imputaremos directamente en sus respectivas cuentas, como pueden ser primas de seguro, contratos de mantenimiento, APPCC, tasas municipales, así como los consumos de suministros energéticos.
La tabulación de estos datos en un libro de Excel por columnas, nos dará el presupuesto desglosado mes a mes, indicando la cantidad de ingresos teóricos que tenemos previstos por cada modelo de restauración, así como sus costes teóricos asociados.
Añadiendo los costes de consumo estándar, así como las cuotas fijas y suministros antes comentados, tendremos finalizado nuestro presupuesto de explotación anual.
Una vez obtenido los números finales, estos datos nos permitirán conocer anticipadamente, las posibles desviaciones sobre los rendimientos de cada modelo de restauración y si éstos son rentables en nuestro modelo de negocio.
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