CÓMO ELABORAR EL PRESUPUESTO DE MI HOTEL III
PARTIDAS DE GASTOS
En este apartado iremos recogiendo todos los gastos, operativos, financieros y de amortización, incluidas las rentas de alquiler de negocio.
La exactitud del dato en las cuentas de gastos es de vital importancia y no podemos dejarnos ninguno de los que formen parte de la operativa del hotel.
Entonces empezaremos por el orden en que se muestran normalmente en el formato USALI
COMPRAS DE MATERIA PRIMA
En este apartado recogeremos todos los productos utilizados para los servicios de alimentos y bebidas, es decir, todo lo comestible y todo lo bebible. Lo ideal sería poder tener por separado los consumos de bebidas y los consumos de comidas.
SUMINISTROS HABITACIONES
Aquí introduciremos todos los consumibles que tengamos en nuestras habitaciones del hotel, que no sean del área de alimentos y bebidas, es decir, los amenities del baño, la papelería del escritorio, cartelería, etc
SUMINISTROS DE RESTAURANTE
Al igual que en la tarea anterior, en este tenemos que reflejar todos los consumibles qué generemos en nuestros servicios de alimentos y bebidas, como por ejemplo los collarines para las botellas, servilletas de papel, mantelitos desechables, etc
OTROS SUMINISTROS
Aquí recogeremos otros suministros consumibles, qué no tengan lugar ni en A&B ní en habitaciones, cómo podría ser material de oficina, papelería, etcétera
GASTOS DE PERSONAL
Los gastos de personal es la partida más importante a tener en cuenta en todo el hotel. Normalmente representa un altísimo porcentaje de nuestro total de gasto, por lo que optimizarlo es vital para la rentabilidad del negocio.
Po este motivo imputaremos los salarios de todos los trabajadores actualizados, . incluyendo todas sus posibles bonificaciones, bonus, horas extras, compensaciones, Seguridad Social a cargo de la empresa.
También es importante, tener en cuenta el personal extra que contratemos, así como empresas de outsourcing y ETT´s.
También se incluyen en esta partida los uniformes, calzado, formación, revisión médica, PRL, etc…
También es muy importante saber en este punto qué tipo de contrato tiene cada uno de los empleados, posibles fechas de vencimiento, número de empleados por dpto, así como su jornada laboral y en qué punto de venta prestan su servicio.
El análisis de los gastos de recursos humanos, tiene que ser exhaustivo, persona por persona, incluidas todas las afectaciones. De no hacerlo así, nos puede generar una gran diferencia en los resultados de GOP del hotel.
LAVANDERIA
Este es también un gasto importante en las cuentas de resultados de los hoteles. Sí que es muy importante saber con exactitud, el coste que nos supone la lavandería por cada una de nuestras estancias Asimismo es importante saber si podemos separar la ropa del restaurante, de la ropa de la lavandería, para tener las cuentas de explotación más claras por separado
Por último, en este apartado, hay que conocer los servicios que nos ofrece la lavandería y los precios que nos cobra por los mismos (facturación por prenda, por kg de ropa) y llevar un control exhaustivo de nuestro stock y rotación.
MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA
En este apartado, recogeremos todos los gastos de mantenimiento y limpieza del hotel. Las partidas de mantenimiento, suelen suponer un gasto bastante importante en la cuenta de explotación de un hotel, por lo que afinar pon ellas a la hora de hacer el presupuesto puede suponer y gran cambio en la cifra obtenida como rentabilidad del negocio
Incluiremos todo el material que utilicemos para las reparaciones, que hagamos en el hotel y el restaurante, pintura, carpintería, fontanería, electricidad, etc.. así como reposición de mobiliario, reparaciones maquinaria, etc… así como todo el material que pueda necesitar el departamento de mantenimiento para realizar dichas labores.
Por otro lado, hay una serie de contratos de mantenimiento que son obligatorios por ley como pueden ser el de alta y baja tensión, ascensores, centralita y equipos contra incendios, así como el sistema APPCC o el sistema 3D (desinfección desinsectación y desratización), etc…
Por otro lado aquí también entrarían contratos de limpieza y de jardinería por ejemplo, así que los contratos de limpiezas extraordinarias, como puede ser pulidos de parquet, limpiezas de alfombras, limpiezas de fachada, de cristales, limpiezas de campanas y extractores, también deberían de ser presupuestadas en esta partida.
GASTOS IT
Incluimos todos los gastos que tengan que ver con soporte informático o de telecomunicaciones; así aquí irán los contratos de mantenimiento de programas software, licencias, equipos informáticos, etcétera, así como toda la parte que tenga que ver con el ADSL y los datos en el hotel (WIFI y Línea de datos).
SERVICIOS PROFESIONALES
En este apartado incluiremos los servicios de profesionales externos, que nos ayuden en la operativa diaria. En nuestro caso tendríamos por un lado la asesoría laboral, un abogado local, un asesor jurídico, etcétera…
También se recogen las cuotas de asociaciones de hostelerías, gremios, clusters, etcétera…
MARKETING Y MERCHANDISING
En este apartado, detallaremos los costes del plan de marketing y su estrategia de publicidad (marketing digital, publi on/off, flyers, creatividades, branding, SEO-SEM etc…), así como los servicios de profesionales independientes, qué sean específicos del área de marketing o publicidad.
ENERGIA Y SUMINISTROS
En este apartado, recogemos otro de los gastos importantes de un hotel, como son los de suministros energéticos:
Electricidad, agua, gas, gasoil, propano, etc… Para ello es vital, conocer el consumo medio de cada cliente alojado, de cada unos de los suministros que tengamos, para permitirnos afinar el gasto y vincularlo al nivel de ocupación del hotel
VARIOS
En este apartado metemos gastos puntuales extraordinarios, que no vayan encasillados en ninguna de las partidas anteriores.
OTROS TRABAJOS Y SERVICIOS EXTERNOS
En este apartado, introducimos los trabajos servidos por terceros de manera ocasional, que no sean periódicos, ni estén incluidos en apartados anteriores
GASTOS BANCOS, FINANCIEROS Y TARJETAS
Como su propio nombre indica, en este apartado reflejaremos todos los gastos cuya naturaleza sea devengada por entidades financieras, comisiones, cuotas de mantenimiento, préstamos, etc…
TASAS OPERATIVAS Y SEGUROS
En este apartado se reflejan los gastos derivados del seguro del negocio, tanto de responsabilidad civil obligatorio, como el del continente y contenido.
Por otro lado, también recogemos aquí, todos los gastos generados por administraciones públicas, licencias actividad, tasas, basuras, licencia vado, IBI, etc…
COMISIONES Y RAPPELS
Uno de las partidas que genera un mayor gasto, ya que en este apartado recogeremos las comisiones de comercialización del producto, comisiones OTAS, AAVV, TTOO, Mayoristas, Minoristas, etc… así como los posibles rappels sobre facturación pactados por contratos
PROGRAMAS DE FIDELIZACION
En caso de tener programas de fidelización, los descuentos obtenidos como redención de puntos, deberían de ser tratados por separado en este apartado.
PROVISION DE DEUDA
En este apartado, haremos una provisión de deuda de clientes, Las grandes cadenas hacen estimación de deudas con clientes por posibles impagos de agencias, minoristas, etc..
GASTOS REFACTURABLES
Aquí recogemos los gastos que podamos generar por diversos motivos (ramo de flores, taxi, etc…), que luego podamos refacturar al cliente a su salida.
GASTOS DIRECTOS OPERATIVOS / DIRECT OPERATIONAL EXPENSES
La suma de las partidas relatadas anteriormente, confeccionan un total que denominamos direct operational expenses / gastos directos operativos, que suponen todos los gastos operativos directos necesarios, para el normal funcionamiento del establecimiento.
Los gastos operativos, restados a la cifra total de ingresos del establecimiento, nos permiten obtener:
GOP / BENEFICIO BRUTO OPERATIVO / GROSS OPERATING PROFIT GOP
Una vez introducidos los gastos, obtendremos la cifra de GOP, que es la cual por la que podemos medir la gestión operativa de un establecimiento, o lo que es lo mismo, el trabajo del director.
Los ratios de GOP dependen de muchos factores, como tipología, ubicación, modelo de negocio, etc… por lo que no podemos señalar unos como buenos sin más información.
